Задължение за касов апарат в България: Кой, кога, санкции

Въведение: Задължението за фискален контрол в България

Задължението за използване на фискални устройства (касови апарати) е основен елемент от данъчната система на Република България, целящ да осигури прозрачност и контрол върху оборотите на търговците. Тази мярка е ключова за борбата със сивата икономика и за гарантиране на коректното събиране на данъци. Всяко лице, което извършва продажби на стоки или услуги в търговски обект, е длъжно да регистрира и отчита тези продажби чрез издаване на фискална касова бележка от фискално устройство (Електронна система с фискална памет - ЕСФП) или Интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (ИАСУТД), освен ако не попада в изрично предвидените от закона изключения. Тази статия има за цел да предостави изчерпателна информация относно нормативната уредба, приложимите изисквания, изключенията от задължението, както и санкциите при неспазване.

Нормативна уредба: Основа на задължението

Основният нормативен акт, който регламентира задължението за издаване на фискални касови бележки от фискални устройства, е Наредба № Н-18 от 13 декември 2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговски обекти чрез фискални устройства, издадена от министъра на финансите. Тази наредба се базира на разпоредбите на Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), по-конкретно чл. 118, ал. 1 от ЗДДС. В допълнение, редица други закони и подзаконови актове също имат отношение към материята, като например Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК), който урежда процедурите за контрол и налагане на санкции.

Ключови разпоредби от Наредба Н-18

Наредба Н-18 е изключително детайлна и обхваща всички аспекти на фискалния контрол. Ето някои от най-важните моменти:

Обхват на задължението: Определя кръга от лица, които са длъжни да използват фискални устройства.
Видове фискални устройства: Разграничава фискални касови апарати с фискална памет (ФКАФП), фискални принтери (ФП) и интегрирани автоматизирани системи за управление на търговската дейност (ИАСУТД). Наредбата също така въвежда и изисквания за софтуер за управление на продажби (СУПТО).
Изисквания към фискалните устройства: Детайлизира техническите и функционални изисквания към устройствата, включително изисквания за дистанционна връзка с НАП.
Процедури за регистрация и дерегистрация: Описва реда и условията за въвеждане в експлоатация и прекратяване на използването на фискални устройства.
Издаване на фискални касови бележки: Уточнява съдържанието, формата и момента на издаване на фискалните касови бележки.
Съхранение на данни: Регламентира задълженията за съхранение на фискални бонове, отчети и други документи.
Сервизно обслужване: Определя изискванията към сервизните фирми, които имат право да извършват поддръжка и ремонт на фискални устройства.

Кой е задължен да използва касов апарат?

Съгласно чл. 3 от Наредба Н-18, всяко лице, което е търговец по смисъла на Търговския закон, или е юридическо лице, което не е търговец, но извършва продажби на стоки или услуги в търговски обект, е длъжно да регистрира и отчита извършените продажби чрез издаване на фискална касова бележка от фискално устройство или чрез издаване на касова бележка от ИАСУТД.

Основни категории задължени лица:

Търговци на дребно: Всички магазини, супермаркети, павилиони и други обекти, които продават стоки директно на крайни потребители.
Заведения за обществено хранене: Ресторанти, кафенета, барове, дискотеки, столове и други, които предлагат храни и напитки.
Хотели и места за настаняване: Хотели, къщи за гости, апартаменти за краткосрочен наем, къмпинги и други, които предлагат нощувки.
Доставчици на услуги: Фризьорски и козметични салони, автосервизи, таксиметрови услуги, куриерски услуги, перални, химическо чистене, ремонтни дейности и много други.
Медицински и дентални услуги: Лекари, зъболекари, медицински центрове, лаборатории, които осъществяват платен прием.
Адвокати и нотариуси: При получаване на възнаграждения в брой за предоставяне на правни услуги.
Свободни професии: Всички лица, упражняващи свободна професия, които получават плащания в брой за своите услуги, освен ако не попадат в изключенията.

Особености при плащания по банков път и с карти:

Задължението за издаване на фискална касова бележка възниква при плащане в брой. Когато плащането се извършва по банков път (с банков превод) или чрез кредитна/дебитна карта, не е задължително издаването на фискална касова бележка, но е необходимо да се издаде друг първичен счетоводен документ, като например фактура или разписка. дори при плащане с карта, ако фискалното устройство е интегрирано с ПОС терминал, то може да издава фискални бонове и за тези плащания. В този случай е задължително да се отчитат всички продажби през фискалното устройство.

Кога възниква задължението?

Задължението за регистриране и отчитане на продажби чрез фискално устройство възниква в момента на извършване на продажбата, т.е. при получаване на плащането в брой. Фискалната касова бележка трябва да бъде издадена и предадена на клиента незабавно след извършване на плащането.

Специфични ситуации:

Авансови плащания: При получаване на авансово плащане в брой за бъдеща доставка на стока или услуга, фискална касова бележка трябва да се издаде при получаване на аванса.
Доставки по интернет: За продажби, извършени чрез електронен магазин или други онлайн платформи, при които плащането се извършва в брой при доставка (наложен платеж), фискална касова бележка трябва да бъде издадена от куриера или от търговеца, ако той извършва доставката. В тези случаи куриерската фирма, която приема плащането от името и за сметка на търговеца, е задължена да издаде фискален бон, освен ако не попада в изключенията за пощенски парични преводи.
Продажби от вендинг машини: Вендинг машините също са фискални устройства и трябва да отговарят на изискванията на Наредба Н-18, включително дистанционна връзка с НАП.

Изключения от задължението за касов апарат

Наредба Н-18 предвижда редица изключения, при които не е задължително използването на фискално устройство. тези изключения са строго определени и всяко отклонение от тях може да доведе до санкции.

Основни изключения:

Продажби, извършвани от лица, които не са търговци по смисъла на Търговския закон: Например физически лица, които продават лични вещи, или лица, които извършват случайна продажба на стоки.
Продажби на билети за градски транспорт: За продажба на билети и абонаментни карти за обществен превоз на пътници.
Банкови и застрахователни услуги: Финансови институции като банки и застрахователни компании.
Продажби от аптеки и дрогерии: При продажба на лекарствени продукти и други стоки, когато плащанията се извършват по определен ред (например, когато се издава фискален бон от фармацевта, който е интегриран със софтуера на аптеката).
Продажби на тютюневи изделия и алкохол: От специализирани обекти, които са регулирани от други закони.
Продажби на стоки и услуги от лица, регистрирани по ЗДДС, когато са налице едновременно следните условия:
- доставките се извършват по смисъла на чл. 12 от ЗДДС;
- получателят е данъчно задължено лице;
- плащането се извършва по банков път или чрез пощенски паричен превод.
Пощенски парични преводи: Услуги, извършвани от лицензирани пощенски оператори. Това е често срещано изключение при електронна търговия, където куриерските фирми издават документ за пощенски паричен превод, който замества касовия бон.
Продажби на стоки и услуги, извършвани от бюджетни организации: В определени случаи, когато дейността е изцяло нестопанска.
Продажби на стоки и услуги, извършвани от общини: Например за такси и услуги, които не са търговска дейност.
Продажби на стоки или услуги, извършвани от физически лица, които не са търговци, и които не подлежат на регистрация по ЗДДС: Например продажба на селскостопанска продукция от регистриран земеделски производител, когато не е регистриран по ЗДДС.
Продажби на стоки и услуги от лица, освободени от регистрация по ЗДДС, чийто годишен оборот не надвишава 25 565 € и които не извършват продажби на стоки или услуги, за които се изисква издаване на фискален бон по силата на други нормативни актове: Това изключение е по-скоро историческо, тъй като съвременната нормативна уредба практически задължава всички, които извършват търговска дейност, да използват ФУ.

Важно уточнение: Дори при наличие на изключение от задължението за фискален бон, остава задължението за издаване на друг първичен счетоводен документ, удостоверяващ продажбата (напр. фактура, квитанция, разписка), освен ако не е предвидено друго.

Изисквания към фискалните устройства и софтуера за управление на продажби

Съвременните фискални устройства и софтуер за управление на продажби (СУПТО) са значително по-сложни от старите касови апарати. Те трябва да отговарят на строги технически и функционални изисквания, определени в Наредба Н-18. Основното изискване е за дистанционна връзка (онлайн връзка) с НАП. Това означава, че всяка фискална касова бележка, издадена от устройството, се предава в реално време към сървърите на Националната агенция за приходите.

Основни изисквания:

Наличие на фискална памет: За съхранение на всички фискални данни за дълъг период от време.
Вграден данъчен терминал: За осъществяване на дистанционна връзка с НАП.
Одобрен тип: Фискалното устройство трябва да е от одобрен тип от Председателя на Държавна агенция за метрологичен и технически надзор (ДАМТН) и да е включено в публичен регистър.
Сервизно обслужване: Задължително е сключването на договор за сервизно обслужване с лицензирана сервизна фирма.
Софтуер за управление на продажби (СУПТО): При използване на такъв софтуер, той също трябва да отговаря на изискванията на Наредба Н-18 и да е регистриран в НАП.

Процедура за въвеждане в експлоатация:

Преди започване на експлоатацията на фискално устройство, то трябва да бъде регистрирано в НАП. Това се извършва от сервизната фирма, която инсталира устройството. След регистрацията, НАП издава уникален идентификационен номер на фискалното устройство.

Санкции при неспазване на задължението

Неспазването на задължението за използване на касов апарат или нарушаването на изискванията на Наредба Н-18 е сериозно нарушение, което води до значителни санкции, определени в Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) и Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК).

Видове санкции:

Административни наказания: Представляват глоби за физически лица и имуществени санкции за юридически лица и еднолични търговци. Размерите на санкциите са значителни и зависят от вида на нарушението и дали е първо или повторно.
Запечатване на търговски обект: Една от най-строгите мерки, която може да бъде наложена от НАП. Търговският обект може да бъде временно запечатан за срок от 7 дни до 30 дни, в зависимост от тежестта на нарушението.
Конфискация на стоки: При определени нарушения, свързани с нерегистрирани продажби, стоките могат да бъдат конфискувани в полза на държавата.
Принудителни административни мерки: НАП може да предприеме и други мерки, като например спиране на достъпа до софтуер за управление на продажби, ако той не отговаря на изискванията.

Примери за нарушения и санкции (съгласно чл. 185 – 186а от ЗДДС):

Вид нарушение	Санкция за физическо лице/ЕТ	Санкция за юридическо лице	Допълнителни мерки
Неиздаване на фискална бележка	Глоба от 500 до 1 023 €	Имуществена санкция от 2000 до 5 113 €	Запечатване на обекта за срок до 30 дни (при повторно)
Неизползване на фискално устройство	Глоба от 1000 до 1 534 €	Имуществена санкция от 3000 до 5 113 €	Запечатване на обекта за срок до 30 дни, конфискация на стоки
Неправилно отчитане на продажби (напр. непълно отчитане)	Глоба от 500 до 1 023 €	Имуществена санкция от 2000 до 5 113 €	Запечатване на обекта
Несъответствие между обявената и фактическата цена	Глоба от 500 до 1 023 €	Имуществена санкция от 2000 до 5 113 €	Запечатване на обекта
Неспазване на изискванията за сервизно обслужване	Глоба от 200 до 256 €	Имуществена санкция от 500 до 1 023 €	—
Неосигуряване на дистанционна връзка с НАП	Глоба от 500 до 1 023 €	Имуществена санкция от 2000 до 5 113 €	Запечатване на обекта

Важно: При повторно нарушение в рамките на една година, санкциите се налагат в по-висок размер, а запечатването на обекта става задължително за по-дълъг срок. Конкретните размери на глобите и имуществените санкции, както и условията за налагането на принудителни административни мерки, са детайлно описани в чл. 185, 186 и 186а от ЗДДС.

Практически стъпки за спазване на задължението

За да избегнете санкции и да осигурите коректно отчитане на оборотите си, е важно да следвате няколко основни стъпки:

Определете дали сте задължени: Прегледайте внимателно дейността си и проверете дали попадате в обхвата на Наредба Н-18 или в някое от изключенията. При съмнение, консултирайте се с данъчен консултант или НАП.
Изберете подходящо фискално устройство/СУПТО: Изберете модел, който е одобрен от ДАМТН и отговаря на всички изисквания на Наредба Н-18. Уверете се, че устройството има вграден данъчен терминал за връзка с НАП.
Сключете договор със сервизна фирма: Задължително е да имате договор с лицензирана сервизна фирма за поддръжка и ремонт на фискалното устройство. Тази фирма ще извърши първоначалната инсталация и регистрация в НАП.
Регистрация в НАП: Сервизната фирма ще регистрира вашето фискално устройство в НАП. Ще получите уникален идентификационен номер.
Обучете персонала: Уверете се, че всички служители, които работят с касовия апарат, са обучени как да го използват правилно, как да издават фискални бележки, как да правят дневни и месечни отчети.
Съхранявайте документация: Съхранявайте фискалните бонове, дневните и месечните отчети, както и всички други документи, свързани с фискалното устройство, за законово определения срок.
Следете за промени в законодателството: Данъчното законодателство може да се променя. Бъдете информирани за актуалните изисквания и своевременно адаптирайте дейността си.
Подавайте редовни отчети: Уверете се, че фискалното устройство изпраща редовно данни към НАП и че правите дневни и месечни отчети.

Практически капани и проверка: Задължение за касов апарат в България: Кой, кога, санкции

Много търговци допускат грешки при спазването на задължението за касов апарат, често поради незнание или небрежност. Избягването им е ключово за предотвратяване на санкции.

Типични грешки:

Неиздаване на фискален бон: Дори за малки суми или при желание на клиента да не получи бон. Задължението е безусловно.
Издаване на нефискален бон вместо фискален: Някои устройства имат функция за издаване на служебен бон, който не е фискален. Това е недопустимо за продажби.
Неправилно въвеждане на суми или стоки: Води до невярно отчитане на оборотите.
Липса на дистанционна връзка с НАП: Ако връзката е прекъсната или не функционира правилно, устройството не отговаря на изискванията.
Неизвършване на дневен финансов отчет (Z-отчет): Задължително е да се прави в края на всеки работен ден.
Използване на нерегистрирано или неодобрено устройство: Всички ФУ трябва да са регистрирани в НАП и да са от одобрен тип.
Липса на договор със сервизна фирма: Задължително е за поддържане на изправността и съответствието на устройството.
Неправилно съхранение на документи: Фискалните бонове, дневниците и други документи трябва да се съхраняват съгласно изискванията на НАП.
Смяна на собственост без дерегистрация/нова регистрация: При продажба на търговски обект или прехвърляне на фирма, фискалното устройство трябва да бъде дерегистрирано от стария собственик и регистрирано от новия.
Неактуализиран софтуер за управление на продажби (СУПТО): Ако използвате такъв, той трябва да е актуален и да отговаря на последните изисквания на Наредба Н-18.

Практически въпроси — Задължение за касов апарат в България

Кой е длъжен да използва касов апарат?

Всяко лице, което е търговец по смисъла на Търговския закон, или е юридическо лице, което не е търговец, но извършва продажби на стоки или услуги в търговски обект, е длъжно да използва касов апарат, освен ако не попада в изрично предвидените изключения на Наредба Н-18.

Задължително ли е издаването на касова бележка при плащане с карта?

При плащане с кредитна/дебитна карта не е задължително издаването на фискална касова бележка, но е необходимо да се издаде друг първичен счетоводен документ, като фактура или разписка. Ако фискалното устройство е интегрирано с ПОС терминал, то може да издава фискални бонове и за тези плащания.

Какви са санкциите при неиздаване на касова бележка?

При неиздаване на фискална бележка се налага глоба от 500 до 1 023 € за физически лица/ЕТ и имуществена санкция от 2000 до 5 113 € за юридически лица. Възможно е и запечатване на търговския обект.

Може ли да се използва стар модел касов апарат?

Не, касовият апарат трябва да е от одобрен тип от ДАМТН, да е включен в публичен регистър и да осигурява дистанционна връзка с НАП, съгласно изискванията на Наредба Н-18.

Какво е СУПТО?

СУПТО е софтуер за управление на продажби в търговски обекти. Ако се използва такъв софтуер, той също трябва да отговаря на изискванията на Наредба Н-18 и да е регистриран в НАП.

Трябва ли да се прави дневен финансов отчет?

Да, задължително е да се прави дневен финансов отчет (Z-отчет) в края на всеки работен ден, дори ако няма регистрирани продажби.

Какво се случва, ако фискалното устройство няма връзка с НАП?

Липсата на дистанционна връзка с НАП е нарушение на Наредба Н-18 и може да доведе до глоба от 500 до 1 023 € за физически лица/ЕТ и имуществена санкция от 2000 до 5 113 € за юридически лица, както и до запечатване на обекта.

Изключенията за пощенски парични преводи?

При доставки чрез куриер, когато плащането е наложен платеж и куриерската фирма е лицензиран пощенски оператор, тя може да издаде документ за пощенски паричен превод, който замества фискалната касова бележка за търговеца.

Колко време трябва да се съхраняват фискалните документи?

Фискалните касови бележки, дневните и месечните отчети, както и всички други документи, свързани с фискалното устройство, трябва да се съхраняват за срок от 5 години, съгласно ДОПК.

Какво да направя, ако касовият апарат се повреди?

При повреда на касовия апарат незабавно се свържете със сервизната фирма. До отстраняване на повредата, продажбите трябва да се отчитат чрез издаване на протоколи или други първични счетоводни документи, докато устройството бъде поправено и въведено отново в експлоатация.

Свързани статии

Доходи от чужбина: Деклариране и Избягване на Двойно Облагане — 25 мин четене
ДДС при вътреобщностни доставки — примери и документи — 18 мин четене
Данък при наследство в България — ставки и освобождавания — 25 мин четене

Реални практически казуси

Казус 1: Неиздаване на касов бон при проверка „таен клиент“ в търговски обект

Служители на Националната агенция за приходите (НАП) извършват контролна покупка тип „таен клиент“ в кафене. Поръчват и заплащат в брой сумата от 2,86 € Служителят, който ги обслужва, приема парите, но не регистрира продажбата на фискалното устройство (касов апарат) и съответно не издава фискален бон.

Последващи стъпки и правни последици:

Легитимация: Инспекторите се легитимират със служебни карти и обясняват целта на проверката – установяване спазването на данъчното и осигурителното законодателство.
Съставяне на АУАН: На място се съставя Акт за установяване на административно нарушение (АУАН) на юридическото лице, собственик на обекта. В акта се описва нарушението – неиздаване на фискална касова бележка за извършена продажба в брой, което е в разрез с чл. 118, ал. 1 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) и чл. 25, ал. 1 от Наредба № Н-18 от 13 декември 2006 г.
Право на възражение: Управителят на дружеството има право в 3-дневен срок да направи писмени възражения по съставения АУАН, съгласно чл. 44, ал. 1 от Закона за административните нарушения и наказания (ЗАНН).
Издаване на НП и санкции: Въз основа на АУАН, съответната териториална дирекция на НАП издава Наказателно постановление (НП). За такова нарушение санкцията за юридическо лице при първо нарушение е имуществена санкция в размер от 500 до 1 023 € (чл. 185, ал. 1 от ЗДДС). Като допълнителна принудителна административна мярка, органът по приходите може да наложи и запечатване на обекта за срок до 30 дни (чл. 186, ал. 1, т. 1 от ЗДДС).

Казус 2: Адвокат, получаващ плащане за услуга по банков път

Адвокат предоставя правна консултация на клиент – физическо лице, на стойност 153 € Клиентът заплаща сумата чрез банков превод по посочена от адвоката банкова сметка. Адвокатът, като лице, упражняващо свободна професия, не разполага с фискално устройство и не издава касов бон.

Правни аспекти и задължения:

Освобождаване от задължение за фискален бон: Съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредба № Н-18/2006 г., всяко лице е длъжно да регистрира и отчита извършените от него продажби на стоки или услуги чрез издаване на фискална касова бележка, освен когато плащането се извършва по банков път. Тъй като плащането е извършено с превод по сметка, адвокатът е освободен от задължението да издаде касов бон.
Задължение за издаване на документ: Освобождаването от фискален бон не освобождава адвоката от задължението да документира прихода. Той е длъжен да издаде друг първичен счетоводен документ, който удостоверява извършената продажба. Това може да бъде фактура, разписка или друг документ, съдържащ задължителните реквизити по чл. 6, ал. 1 от Закона за счетоводството (наименование, номер, дата, предмет и стойност на операцията, данни за страните и др.).
Риск при проверка: Ако при последваща проверка или ревизия от НАП се установи, че адвокатът системно получава приходи по банков път, но не ги документира и не ги декларира в годишната си данъчна декларация, той носи отговорност за укриване на доходи и неплащане на дължими данъци и осигурителни вноски, което е значително по-сериозно нарушение.

Казус 3: Онлайн магазин и плащания през виртуален POS терминал (Stripe)

Търговец управлява онлайн магазин за дрехи. Клиентите могат да платят по два начина: с наложен платеж при доставка или с карта директно на сайта чрез интегриран виртуален POS терминал, предоставен от доставчик на платежни услуги (напр. Stripe, PayPal). Търговецът използва Софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПО), свързан с НАП.

Разграничение на задълженията според начина на плащане:

Плащане с наложен платеж: Това плащане се счита за плащане в брой съгласно дефиницията на Наредба № Н-18/2006 г., тъй като се извършва чрез пощенски паричен превод от куриерска фирма. Задължението за издаване на фискален бон е на куриера, който събира сумата, освен ако търговецът не е сключил договор с него за пълна отговорност. Независимо от това, търговецът трябва да регистрира продажбата в своя СУПО.
Плащане с карта през сайта: Когато плащането се инициира от клиента през сайта и се обработва от доставчик на платежни услуги, то не се третира като плащане в брой. В този случай не се издава фискален бон. Вместо това, СУПО-то на търговеца трябва да генерира и да предостави на клиента (например по имейл) нефискална касова бележка за извършеното плащане, съгласно чл. 3, ал. 18 от Наредба № Н-18/2006 г.
Нарушение: Ако при проверка НАП установи, че онлайн магазинът приема плащания с карта, но не използва одобрен СУПО или не генерира нефискални бележки за тези продажби, това е нарушение на изискванията на наредбата. Санкцията за използване на софтуер, който не отговаря на изискванията, е значителна – от 3000 до 5 113 € съгласно чл. 185, ал. 6 от ЗДДС.

Често задавани въпроси (FAQ)

Трябва ли ми касов апарат, ако получавам плащания само по банков път?

Не, при плащания, извършени чрез банков превод или кредитен/дебитен превод, не сте длъжни да издавате фискална касова бележка съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18/2006 г. Вие обаче сте задължени да издадете първичен счетоводен документ (напр. фактура) за продажбата, който да отговаря на изискванията на Закона за счетоводството.

Какво да направя, ако фискалното ми устройство се повреди?

При повреда сте длъжни в рамките на работния ден да уведомите сервизната фирма, с която имате договор. До отстраняване на повредата продажбите се отразяват в специална Книга за дневните финансови отчети, а на клиентите се издават касови бележки от кочан, като тези суми се въвеждат във фискалното устройство веднага след ремонта, но не по-късно от края на следващия работен ден (чл. 32 от Наредба Н-18/2006 г.).

Задължени ли са лицата със свободни професии (адвокати, нотариуси, консултанти) да издават касови бележки?

Да, ако получават плащане в брой, те са задължени да регистрират сумата чрез фискално устройство. Изключение е предвидено само за плащания по банков път. Обстоятелството, че упражняват свободна професия, не ги освобождава от това задължение, съгласно общия принцип на чл. 3 от Наредба Н-18/2006 г.

Изисква ли се фискален бон при продажби от онлайн магазин?

Зависи от метода на плащане. При плащане с наложен платеж (чрез пощенски паричен превод) се издава фискален бон от куриера. При плащане с карта или друг електронен портфейл директно през сайта не се издава фискален бон, но задължително се генерира и предоставя на клиента нефискална бележка от софтуера за управление на продажбите (СУПО).

Ако съм издал фактура за продажбата, трябва ли да издам и касов бон?

Да, ако плащането по фактурата се извършва в брой. В този случай фискалният бон е задължителен и следва да бъде прикрепен към екземпляра от фактурата, който остава у доставчика, съгласно чл. 7, ал. 6 от Закона за счетоводството. Издаването на фактура не отменя задължението за фискален бон при плащане в брой.

Какво е Софтуер за управление на продажбите (СУПО) и задължителен ли е?

СУПО е софтуер, който управлява процеса на продажба в търговски обект и отговаря на специфични изисквания, определени в Приложение № 29 към Наредба Н-18/2006 г. Той е задължителен за всички лица, които използват софтуер за управление на продажбите си, включително за почти всички онлайн магазини. Целта му е да осигури пълна проследимост и отчетност на продажбите пред НАП.

Разрешено ли е да използвам POS терминал от чуждестранен доставчик?

Да, но трябва да имате предвид, че плащанията, получени чрез такъв POS терминал, не се третират като плащане по банков път съгласно Наредба Н-18. Те се приравняват на плащане в брой и за всяка такава трансакция сте длъжни да издадете фискална касова бележка от фискално устройство, свързано с НАП.

Санкции, глоби и срокове

Неспазването на изискванията за регистриране и отчитане на продажбите чрез фискални устройства и софтуери за управление на продажбите води до сериозни административни санкции. Основните нарушения и предвидените за тях последици са уредени в ЗДДС и Наредба № Н-18 от 2006 г.

Нарушение / бездействие	Правно основание	Санкция / последица	Срок
Неиздаване на фискален бон или издаване на бон с по-ниска стойност	чл. 185, ал. 1 от ЗДДС	Имуществена санкция за юридическо лице: 500 - 1 023 € Глоба за физическо лице: 100 - 256 €	При установяване на нарушението
Повторно неиздаване на фискален бон	чл. 185, ал. 2 от ЗДДС	Имуществена санкция за юридическо лице: 1000 - 2 045 € Глоба за физическо лице: 200 - 511 €	В рамките на 1 година от предходно наказание
Запечатване на търговски обект	чл. 186, ал. 1 от ЗДДС	Принудителна административна мярка "запечатване на обект" за срок до 30 дни.	След влизане в сила на заповедта
Липса на инсталирано или въведено в експлоатация фискално устройство, когато е задължително	чл. 185, ал. 1 от ЗДДС	Санкциите са същите както при неиздаване на фискален бон.	До отстраняване на нарушението
Липса на дистанционна връзка на фискалното устройство с НАП	чл. 185, ал. 4 от ЗДДС	Имуществена санкция / Глоба в размер от 500 до 1 023 €	До възстановяване на връзката
Използване на софтуер за управление на продажбите (СУПО), който не отговаря на изискванията	чл. 185, ал. 6 от ЗДДС	Имуществена санкция за юридическо лице: 3000 - 5 113 € Глоба за физическо лице: 1000 - 1 534 €	При установяване на нарушението
Несъхраняване на документи от фискалното устройство (напр. дневни отчети)	чл. 182, ал. 1 от ЗДДС	Имуществена санкция / Глоба в размер от 500 до 1 023 €	Срок за съхранение: 5 години (чл. 38, ал. 1 от ДОПК)
Неизпълнение на задължение за подаване на данни от СУПО към НАП (стандартен одиторски файл)	чл. 261, ал. 6 от ДОПК	Имуществена санкция / Глоба в размер до 256 € При повторно нарушение - до 511 €	Месечен срок за подаване

Полезни ресурси и къде да подадете

Национална агенция за приходите (НАП) – Основната институция, отговорна за контрола и прилагането на законодателството, свързано с фискалните устройства.
Портал за електронни услуги на НАП – Платформа за подаване на заявления, декларации и получаване на информация, включително регистрация и дерегистрация на фискални устройства.
Информационен център на НАП – За получаване на консултации по телефон или чрез имейл относно данъчното и осигурителното законодателство.
Публичен списък на одобрените типове фискални устройства и СУПО – Поддържан от НАП регистър, където може да се провери дали даден модел касов апарат или софтуер е одобрен за ползване.
Заявление за регистрация на фискално устройство в НАП – Стандартен формуляр, който се подава електронно през Портала за е-услуги от лицето, което ще използва устройството.
Сервизни фирми за фискални устройства – Сключването на договор с лицензирана сервизна фирма е задължително условие за въвеждане в експлоатация и поддръжка на касов апарат.
Търговски регистър и регистър на ЮЛНЦ към Агенция по вписванията – За справки относно актуалното състояние на търговците и юридическите лица.