Дигитализацията на българската администрация направи една от най-важните си и дългоочаквани крачки с реформата в трудовото законодателство, която въвежда т.нар. електронна трудова книжка чрез създаването на Единния електронен регистър на заетостта (ЕЕРЗ) . Тази промяна, регламентирана със Закона за изменение и допълнение на Кодекса на труда, слага край на една административна практика на повече от 70 години – съществуването на добре познатия ни хартиен документ (в син или червен формат), който съпътстваше всеки работещ българин през целия му професионален път. Преходът от хартия към цифров формат обаче не е просто техническа смяна на носителя на информация; това е дълбок структурен процес, който засяга милиони работници, стотици хиляди работодатели и изисква изключителна прецизност при попълването, трансферирането и верифицирането на данните.
Исторически контекст и защо дигитализацията е наложителна
Трудовата книжка в България се появява в средата на миналия век и дълги години е единственият официален удостоверителен документ за трудовия стаж, професионалния опит, заеманите длъжности и размера на възнаграждението на работника. С течение на времето обаче хартиеният носител се превърна в източник на сериозни проблеми както за гражданите, така и за бизнеса и администрацията. Сред най-често срещаните казуси в досегашната практика са:
- Загубване или унищожаване на документа: Възстановяването на загубена трудова книжка по реда на Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж е изключително тромава процедура, изискваща събиране на удостоверения (УП-2, УП-3) от всички предишни работодатели, част от които вече са заличени от Търговския регистър или архивите им не са предадени по надлежния ред в Националния осигурителен институт (НОИ).
- Грешки при изчисляването на стажа: Сумирането на години, месеци и дни ръчно от счетоводителите често водеше до математически грешки, костващи забавяне на пенсионирането или съдебни дела.
- Злоупотреби и фалшификации: Възможността за физическа подмяна на страници, неправомерно нанасяне на корекции или полагане на фалшиви печати създаваше рискове за осигурителната система.
- Административна тежест: Работодателите бяха задължени да съхраняват, описват в специални дневници и предават физическите книжки под строг контрол, което генерираше излишен разход на ресурс.
Въвеждането на ЕЕРЗ, администриран от Националната агенция за приходите (НАП), има за цел да елиминира тези дефицити, като централизира цялата информация за трудовия път в защитена електронна база данни, достъпна в реално време за работника, работодателите (с ограничен достъп) и контролните органи.
Нормативна уредба: Закони, членове и подзаконови актове
Преходът към електронна трудова книжка и изграждането на ЕЕРЗ се основават на мащабни законодателни промени, приети от Народното събрание и обнародвани в Държавен вестник (ДВ, бр. 91 от 2023 г.). Основният пакет от промени засяга следните нормативни актове:
Кодекс на труда (КТ) – изменят се изцяло разпоредбите на Глава седемнадесета („Трудова книжка и трудов стаж“). Членове от 347 до 350а от КТ вече регламентират функционирането на Единния електронен регистър на заетостта, съдържанието на електронния запис и задълженията за вписване на данни.
В допълнение към КТ, реформата налага сериозни промени в редица други закони:
- Кодекс за социално осигуряване (КСО): Промени в чл. 5, ал. 4 и ал. 5 по отношение на подаването на данни за осигурителния стаж и осигурителния доход, като се синхронизират информационните потоци между ЕЕРЗ на НАП и персоналния регистър на НОИ.
- Закон за държавния служител (ЗДСл): Където служебната книжка също се трансформира в електронен запис в същия регистър, за да се гарантира еднакъв подход към всички заети лица.
- Наредба за Единния електронен регистър на заетостта: Нов подзаконов нормативен акт, който детайлно описва техническите спецификации на регистъра, интерфейсите за връзка, структурата на XML-файловете и нивата на достъп.
- Наредба за трудовата книжка и трудовия стаж: Ревизирана, за да уреди изключително и само заварените случаи и процедурата по приключване на старите хартиени книжки.
Съгласно преходните и заключителните разпоредби на ЗИД на КТ, официалният старт на функционирането на ЕЕРЗ и преминаването към изцяло електронно отчитане е дефиниран в закона с ясен график, като 2026 година е ключова за окончателното премахване на хартиения документ и валидирането на историческите данни.
Единният електронен регистър на заетостта (ЕЕРЗ) – същност и структура
ЕЕРЗ не е просто база данни за подадени уведомления по чл. 62, ал. 5 от КТ. Той представлява комплексна система, която съдържа пълно електронно досие за заетостта на всяко физическо лице. В него се вписват следните системни данни:
| Категория данни | Конкретни параметри в електронния запис | Правно основание |
|---|---|---|
| Данни за работодателя | ЕИК/БУЛСТАТ, наименование, правноорганизационна форма, адрес на управление | Чл. 349, ал. 1, т. 1 от КТ |
| Данни за работника | Имена по документ за самоличност, ЕГН/ЛНЧ/служебен номер, гражданство | Чл. 349, ал. 1, т. 2 от КТ |
| Параметри на договора | Дата на сключване, дата на влизане в сила, характер на работата, длъжност и код по НКПД | Чл. 349, ал. 1, т. 3 от КТ |
| Работно време и заплата | Продължителност на работния ден (пълно/непълно), размер на основното възнаграждение, допълнителни възнаграждения с постоянен характер | Чл. 349, ал. 1, т. 5 от КТ |
| Трудов стаж | Начало на заетостта, период на прекъсване (неплатен отпуск без стаж), изчислен общ трудов стаж при този работодател | Чл. 349, ал. 1, т. 8 от КТ |
| Прекратяване | Дата на прекратяване, правно основание (член, алинея, точка от КТ), изплатени обезщетения при уволнение | Чл. 350 от КТ |
Достъпът до тези данни е строго регулиран. В съответствие с Общия регламент за защита на данните (GDPR), работодателите имат право да виждат само информацията, която самите те са въвели, както и ограничен набор от данни за предходен стаж, ако това е необходимо за изчисляване на допълнително възнаграждение за придобит трудов стаж и професионален опит (т.нар. „клас“). Работникът, от своя страна, има пълен, безплатен и непрекъснат достъп до цялото си електронно досие чрез ПИК (Персонален идентификационен код) на НАП или КЕП (Квалифициран електронен подпис).
Процедура за преход: Как да затворим хартиената и да преминем към електронна книжка
Процесът по преход изисква строго спазване на определена последователност от действия. Всеки работодател е длъжен да извърши т.нар. „приключване“ на хартиените трудови книжки на своите служители. Ето стъпките, описани подробно:
Стъпка 1: Инвентаризация на съхраняваните трудови книжки
Службата „Личен състав“ или ТРЗ специалистът трябва да направи пълен опис на всички трудови книжки, които се съхраняват в предприятието. По закон (чл. 348, ал. 2 от КТ в старата му редакция), трудовата книжка се съхранява от работника, освен при изрично негово писмено съгласие тя да се пази от работодателя. Ако има такива книжки, те трябва да бъдат извадени и подготвени за обработка.
Стъпка 2: Оформяне на трудовия стаж към датата на прехода
За всички действащи трудови правоотношения към датата на влизане в сила на реформата, работодателят е длъжен да извърши следното вписване в хартиената книжка:
- Изчислява се натрупаният трудов стаж при този работодател от датата на постъпване (или от последното вписване) до датата на прехода.
- Стажът се изписва с цифри и думи: години, месеци, дни.
- Полага се подпис на главния счетоводител и на управителя (работодателя), както и мокър печат на предприятието (ако предприятието използва такъв).
- Вписва се изричен текст: „Трудовият стаж до дата [дд.мм.гггг] е приключен поради преход към ЕЕРЗ съгласно § [съответния параграф] от ЗИД на КТ“.
Стъпка 3: Сканиране и дигитализиране (при необходимост за архивни цели)
Въпреки че законът не задължава изрично работодателя да сканира всяка страница от хартиената книжка на настоящия служител, силно препоръчително е за целите на вътрешния архив да се направи цветно цифрово копие (PDF) на оформения документ. Това ще спести огромни усилия при евентуални бъдещи спорове или технически грешки в НАП.
Стъпка 4: Връщане на хартиената книжка на служителя
Това е критично важна стъпка. След като е оформена, хартиената трудова книжка задължително се връща на работника. Тя вече има статут на исторически документ, който служителят трябва да съхранява вкъщи. Той ще му бъде необходим при пенсиониране за доказване на стаж, придобит преди въвеждането на ЕЕРЗ. За предаването на книжката се изготвя приемо-предавателен протокол (или се подписва специален дневник за движението на трудовите книжки), където работникът полага подпис и дата, удостоверяващи, че е получил документа си обратно.
Стъпка 5: Първоначално подаване на данни към ЕЕРЗ
Работодателят генерира XML файл от своята ТРЗ система и го подава към портала за електронни услуги на НАП. Този файл съдържа системната информация за всички активни трудови договори към момента на прехода. НАП автоматично създава съответните електронни записи в новия регистър.
Необходими документи при прехода и текущата работа
При функционирането на новата система документооборотът се променя драстично. Вече няма да се купуват физически бланки за трудови книжки, нито ще се изисква представянето им при постъпване на нова работа. Въпреки това, преходният период изисква боравене със следния набор от документи:
- Приемо-предавателен протокол за връщане на хартиената трудова книжка: Документ, който доказва, че работодателят е изпълнил законовото си задължение да върне приключената книжка на работника и снема отговорността от фирмата при евентуално последващо изгубване.
- Декларация за съгласие за удостоверяване на предходен стаж: Попълва се от новопостъпващия работник, за да позволи на новия си работодател достъп до записите му в ЕЕРЗ за изчисляване на процента за „клас прослужено време“ (ако тези данни не се зареждат по служебен път автоматично).
- Удостоверение за трудов и осигурителен стаж (аналог на УП-2 и УП-3): В случаите, когато в ЕЕРЗ има липсващи или неточни данни за периоди преди 2026 г., тези хартиени удостоверения остават единственият начин за доказване на стаж пред НОИ.
- Електронно заверено извлечение от ЕЕРЗ: Документ, който работникът може сам да изтегли от портала на НАП и да представи пред банки, съдебни органи, Агенция за социално подпомагане и др., като той има силата на официален удостоверителен документ.
Срокове, такси и административни санкции (Таблица)
Спазването на сроковете при прехода и при текущото подаване на данни в ЕЕРЗ е гарантирано с тежки имуществени санкции за работодателите. Всички административни услуги по вписване, корекция и достъп до регистъра за гражданите са напълно безплатни – държавните такси са нула евро. Таксите за софтуерни актуализации обаче се поемат от работодателите.
По-долу са представени ключовите срокове и съответните глоби при неспазването им съгласно българското законодателство:
| Процедура / Задължение | Законов срок за изпълнение | Санкция за работодателя (фирмата) | Санкция за виновното длъжностно лице |
|---|---|---|---|
| Приключване и връщане на хартиената книжка на служителя | Съгласно графиците на ЗИД на КТ (в рамките на преходния период) | имуществена санкция от 766,94 до 7 669,38 € (чл. 414, ал. 1 от КТ) | глоба от 250 до 511 € |
| Регистрация на нов трудов договор в ЕЕРЗ | До 3 дни от сключването и задължително преди постъпването на работа | имуществена санкция от 766,94 до 7 669,38 € (чл. 414, ал. 3 от КТ) | глоба от 1 000 до 5 113 € |
| Регистрация на изменение на договора (допълнително споразумение) | До 3 дни от подписването му от двете страни | имуществена санкция от 766,94 до 7 669,38 € | глоба от 250 до 511 € |
| Вписване на прекратяване на трудовия договор | До 3 дни от датата на прекратяване на правоотношението | имуществена санкция от 766,94 до 7 669,38 € | глоба от 250 до 511 € |
| Вписване на изплатени обезщетения по КТ при прекратяване | До 7 дни от изплащането на обезщетенията | имуществена санкция от 1 000 до 5 113 € | глоба от 200 до 1 023 € |
| Задръжане на хартиената книжка от работодателя без основание | Незабавно след поискване или оформяне | Обезщетение по чл. 226, ал. 1 от КТ в размер на брутното възнаграждение за всеки ден забавяне | Административна глоба от ГИТ съгласно чл. 414 от КТ |
А. Несъответствие в кодовете по НКПД (Национална класификация на професиите и длъжностите)
При подаване на данните към ЕЕРЗ, счетоводният или ТРЗ софтуер може автоматично да попълни код на длъжност, който се различава от реално уговорения в трудовия договор. Това води до неправилно категоризиране на труда в НАП и НОИ.
Съвет: Винаги сверявайте 9-цифрения код по НКПД между физическия трудов договор и подаденото електронно съобщение. Грешките в кодовете могат да засегнат правото на ранно пенсиониране на служителя (например при първа или втора категория труд).
Б. Грешно изчисляване на непълно работно време
Ако служителят работи на 4-часов работен ден (при законоустановени 8 часа), неговият осигурителен стаж се изчислява пропорционално (2 дни се зачитат за 1 ден осигурителен стаж за пенсия, но трудовият стаж се признава за пълен съгласно чл. 355, ал. 2 от КТ). В досегашната практика това се описваше на ръка на гърба на книжката. В ЕЕРЗ софтуерът трябва да генерира тези изчисления автоматично.
Съвет: Проверете дали ТРЗ софтуерът ви е конфигуриран съгласно последните изисквания на НАП за автоматично разделяне на трудов от осигурителен стаж при непълно работно време.
В. Изгубване на обратната връзка за успешно подаване
Често счетоводителите изпращат XML данните към НАП, но не проверяват системния отговор на НАП за грешки (т.нар. „приет с грешки“ или „отхвърлен“ запис). В резултат договорът се счита за недеклариран, въпреки че физически е подаден файл.
Съвет: Винаги изисквайте и съхранявайте Протокола от НАП за успешно приети данни. Договорът се счита за регистриран в ЕЕРЗ само при наличие на статус „Приет“ без грешки.
Г. Неправомерно задържане на старата хартиена книжка
Някои работодатели отказват да върнат хартиената книжка на напускащ служител, докато той „не си подпише обходния лист“ или „не възстанови щети на фирмата“. Това е грубо нарушение на закона.
Съвет: Независимо от наличието на финансови или материални спорове между страните, работодателят няма право на задържане (право на ретенция) върху трудовата книжка на служителя. Това се санкционира по чл. 226, ал. 1 от КТ с ежедневно брутно обезщетение за периода на задържане, а ГИТ налага максимални глоби.
Какво да правим при отказ на работодателя или спор относно електронните данни?
Какво се случва, ако след влизането в сила на ЕЕРЗ работникът установи, че в електронното му досие липсват данни за заемана длъжност, заплата или че работодателят отказва да приключи хартиената му книжка? Редът за защита на правата е строго регламентиран:
А. Сезиране на Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“ (ИА ГИТ)
Това е най-бързият и ефективен извънсъдебен способ за въздействие. Жалбата до териториалната дирекция на „Инспекция по труда“ (по местонахождение на работното място) може да се подаде на хартиен носител или по електронен път с КЕП / през Системата за сигурно електронно връчване (ССЕВ). Инспекторите по труда извършват проверка и при констатиране на нарушение издават задължителни предписания и съставят Акт за установяване на административно нарушение (АУАН).
Б. Съдебен ред (Исково производство по чл. 344, ал. 1, т. 4 от КТ)
Ако спорът касае вписването на основанието за прекратяване на трудовия договор (например вписано е дисциплинарно уволнение по чл. 330, ал. 2, т. 6 от КТ, а работникът твърди, че договорът е прекратен по взаимно съгласие по чл. 325, ал. 1, т. 1 от КТ), спорът се решава изключително по съдебен ред. Работникът може да предяви иск за:
- Поправка на основанието за прекратяване на трудовия договор, вписано в регистъра (ЕЕРЗ).
- Обезщетение за вреди по чл. 226 от КТ.
Делата по трудови спорове са напълно безплатни за работниците – те не заплащат държавни такси и съдебни разноски за първа и въззивна инстанция, което улеснява защитата на техните трудови права.
В. Административно производство пред НАП
При наличие на очевидни технически грешки в регистъра (например грешно изписани имена или грешен ЕГН), подадени от бивш работодател, който вече е заличен и физически не съществува, лицето може да подаде писмено искане до териториалната дирекция на НАП за служебно извършване на корекция въз основа на наличните архивни документи или съдебно решение.
Трябва ли да изхвърля старата си хартиена трудова книжка, след като преминем към електронна?
В никакъв случай! Старата хартиена книжка остава единственият официален документ за трудовия ви стаж, придобит преди дигиталния преход. Трябва да я пазите грижливо, тъй като при пенсиониране НОИ ще я изиска за потвърждение на историческия стаж.
Как да разбера дали работодателят ми ме е регистрирал в Единния електронен регистър на заетостта (ЕЕРЗ)?
Можете да проверите това по всяко време по електронен път на портала на НАП, като използвате безплатен Персонален идентификационен код (ПИК), издаден от НАП или НОИ, или с Квалифициран електронен подпис (КЕП).
Какъв е срокът, в който работодателят трябва да ми върне хартиената трудова книжка при прехода?
Работодателят е длъжен да приключи, подпише, подпечата и върне хартиената книжка на служителя в съответствие с разпоредбите на преходния период. Всяко забавяне над определения в закона срок е нарушение и подлежи на глоби от ГИТ.
Какво става, ако работодателят откаже да впише обезщетение при прекратяване в регистъра?
Ако работодателят не спази 7-дневния срок от изплащането за вписване на обезщетенията в ЕЕРЗ, той носи административнонаказателна отговорност. Трябва да сезирате Главна инспекция по труда (ГИТ) за извършване на спешна проверка.
Може ли новият ми работодател да вижда защо съм бил уволнен от предишната си работа в ЕЕРЗ?
Новият работодател има право на ограничен достъп до ЕЕРЗ само за целите на потвърждаване на общия сбор на стажа ви (за клас прослужено време). Пълните детайли относно конкретните причини и членове за уволнение при предишни работодатели са защитени лични данни и не са свободно достъпни за проучване от нови наематели без ваше съгласие.
Как се процедира с трудовите договори, сключени преди реформата, които вече са приключили?
Данните за прекратените преди датата на прехода трудови правоотношения не се вписват в ЕЕРЗ. Те остават вписани единствено в хартиената ви книжка и стажът по тях се доказва по стария ред (с книжката или с УП-2/УП-3 при пенсиониране).
Какво трябва да направя, ако забележа грешка в заплатата или длъжността си в портала на НАП?
Първо се обърнете към счетоводството на вашия работодател с искане за извършване на корекция. Работодателят разполага със законова възможност и процедура за подаване на коригиращи записи към ЕЕРЗ. При отказ се обърнете към Инспекцията по труда.
Има ли такси, които служителят дължи за издаването или поддръжката на електронната трудова книжка?
Не, всички административни услуги, свързани с електронния регистър на заетостта, са абсолютно безплатни за гражданите. Достъпът до информацията в портала на НАП също е напълно безплатен.
Свързани статии
- Командировка в чужбина — дневни, квартирни, документи — 25 мин четене
- Извънреден труд — граници и заплащане — 18 мин четене
- Работа от разстояние — договор, задължения, разходи — 18 мин четене